Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania ma wiele korzyści, w tym lepsze zarządzanie zapasami i redukcję strat w magazynie. Poprawia też jakość usług świadczonych klientom, ponieważ magazynierzy są w stanie upewnić się, że produkty są zgodne z zamówieniami i są dostępne w odpowiedniej ilości i w odpowiednim czasie.
Proces inwentaryzacji w magazynie wysokiego składowania jest niezbędnym elementem zarządzania magazynem.
Umożliwia zarządzanie zapasami i zapobieganie stratom oraz zapewnia, że produkty są dostępne dla klientów w odpowiedniej ilości i w odpowiednim czasie. Aby prawidłowo przeprowadzić proces inwentaryzacji, magazynierzy muszą wykorzystać odpowiednią technologię i sprawdzić stan wszystkich produktów w magazynie. Inwentaryzacja magazynu wysokiego składowania pomaga zapewnić, że zapasy zostaną zarządzane w sposób optymalny i zapobiega niekontrolowanym stratom.
W magazynie inwentaryzacja składników majątku i źródeł ich pochodzenia sporządzona na określony dzień pozwala ustalić różnice wynikające z prowadzenia rzeczywistego stanu środków ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej, a także rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki majątku. Inwentaryzacja w magazynie
Podstawowym celem inwentaryzacji jest weryfikacja wykazanego w księgach rachunkowych stanów aktywów i pasywów danej jednostki, ale służy ona także do:
- Rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych,
- Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gosp. majątkiem.
- Oceny przydatności określonych składników majątku.
Odpowiedzialność materialną pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających ze stosunku pracy egzekwuje się wówczas, gdy:
- Niewłaściwe działanie, albo też zaniechanie działania przez pracownika
- Wina pracownika
- Poniesienie szkody przez pracownika
- Wystąpienie związku przyczynowego między zawinionym zachowaniem pracownika a szkodą, która powstała.
Jeżeli szkoda została wyrządzona przez kilku pracowników to każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody proporcjonalnie do przyczynienia się do jej powstania, a także stopnia winy. Przy winie nieumyślnej pracownik odpowiada tylko za szkodę w granicach rzeczywistej straty pracodawcy nie ponosi zaś odpowiedzialności za utracone przez pracodawcę korzyści.
Inwentaryzacja w magazynie
Metody przeprowadzania inwentaryzacji
Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania może być przeprowadzana na kilka sposobów, w zależności od wielkości magazynu, rodzaju przechowywanych produktów oraz dostępnych narzędzi i technologii. Oto kilka przykładowych metod:
Inwentaryzacja ręczna
Jest to najprostszy sposób inwentaryzacji, polegający na ręcznym przeliczeniu ilości produktów na półkach lub w regałach. Może być przeprowadzana przez jedną osobę lub grupę pracowników, którzy będą sprawdzać każdy produkt osobno.
Inwentaryzacja z użyciem skanerów kodów kreskowych
Można użyć skanerów, aby szybciej przeprowadzić inwentaryzację. W tym celu należy zeskanować kod kreskowy każdego produktu, a następnie porównać ilość produktów ze stanem magazynowym w systemie informatycznym.
Inwentaryzacja z użyciem dronów lub robotów
W przypadku dużych magazynów można skorzystać z dronów lub robotów, aby szybciej przeprowadzić inwentaryzację. Drony mogą zostać wyposażone w kamery lub skanery, aby automatycznie zeskanować kody kreskowe produktów znajdujących się na półkach.
Inwentaryzacja z użyciem systemów RFID
Systemy RFID (Radio Frequency Identification) to technologia umożliwiająca automatyczne odczytywanie informacji za pomocą fal radiowych. Można ją wykorzystać do inwentaryzacji, umieszczając nadajniki RFID na produktach lub półkach magazynowych. Odczytywanie informacji za pomocą czytnika RFID pozwala na szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji.
Inwentaryzacja z użyciem aplikacji mobilnych
Aplikacje mobilne pozwalają na przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą ręcznych komputerów z system WMA Android.
Inwentaryzacja w firmie kluczem do efektywnego zarządzania zasobami
Proces inwentaryzacji stanowi fundament skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Regularne przeprowadzanie inwentaryzacji pozwala na dokładne określenie stanu posiadania firmy. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych zakupów i zoptymalizować wykorzystanie dostępnych zasobów. Ponadto, rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja umożliwia wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem firmy.
Nowoczesne narzędzia informatyczne znacząco ułatwiają proces inwentaryzacji. Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania przyspiesza i automatyzuje wiele czynności związanych z liczeniem i rejestrowaniem zasobów. Co więcej, takie rozwiązania minimalizują ryzyko błędów ludzkich, zapewniając większą dokładność wyników. Wdrożenie systemu do inwentaryzacji może przynieść firmie wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i redukcji kosztów operacyjnych.
Mobilna inwentaryzacja rewolucją w zarządzaniu magazynem
Mobilna inwentaryzacja to innowacyjne podejście do zarządzania zasobami magazynowymi. Wykorzystanie urządzeń przenośnych, takich jak tablety czy smartfony, umożliwia pracownikom szybkie i efektywne przeprowadzenie spisu z natury. Dzięki temu procesowi można znacznie skrócić czas potrzebny na przeprowadzenie inwentaryzacji, co przekłada się na mniejsze zakłócenia w codziennej pracy magazynu. Dodatkowo, mobilne rozwiązania pozwalają na natychmiastowe przesyłanie danych do centralnego systemu, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania informacji.
Wdrożenie mobilnej inwentaryzacji niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, zwiększa dokładność spisu, minimalizując ryzyko pomyłek i przeoczeń. Ponadto, umożliwia szybsze reagowanie na ewentualne rozbieżności między stanem faktycznym a ewidencją księgową. Zastosowanie mobilnej inwentaryzacji przyczynia się również do poprawy efektywności pracy personelu magazynowego, co w konsekwencji może prowadzić do redukcji kosztów operacyjnych firmy.
Jakie metody inwentaryzacji wybrać?
Inwentaryzacja to nieodłączny element zarządzania magazynem, który pozwala na kontrolę stanu towarów i unikanie błędów w ewidencji. Wybór odpowiedniej metody zależy od wielkości magazynu, dostępnych technologii oraz budżetu firmy. Każda z dostępnych opcji ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego warto rozważyć różne podejścia, by dopasować je do swoich potrzeb. Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja pozwala nie tylko usprawnić pracę, ale również zwiększyć dokładność danych magazynowych.
Najprostszym rozwiązaniem jest inwentaryzacja ręczna. Polega ona na przeliczaniu ilości towarów na półkach lub regałach przez pracowników magazynu. Ta metoda sprawdza się w małych magazynach, gdzie liczba produktów jest ograniczona. Choć wymaga czasu i zaangażowania, daje pełną kontrolę nad każdym produktem. Jednak w większych magazynach może być czasochłonna i podatna na błędy, dlatego warto ją łączyć z innymi technologiami.
Inwentaryzacja z użyciem skanerów kodów kreskowych
Inwentaryzacja z użyciem skanerów kodów kreskowych to popularne rozwiązanie, które przyspiesza proces liczenia. Wystarczy zeskanować kod kreskowy każdego produktu, a system automatycznie porówna dane z zapisami magazynowymi. To rozwiązanie minimalizuje ryzyko pomyłek i pozwala oszczędzić czas. Skanery są łatwe w obsłudze i można je wykorzystać w każdym magazynie, niezależnie od jego wielkości. Dzięki temu inwentaryzacja staje się bardziej efektywna.
W przypadku dużych magazynów można zastosować zaawansowane technologie, takie jak drony lub roboty. Drony wyposażone w kamery lub skanery automatycznie odczytują kody kreskowe z produktów na wyższych półkach. Roboty działają na podobnej zasadzie, przemieszczając się między regałami i zbierając dane. Takie rozwiązania przyspieszają proces i zmniejszają konieczność zaangażowania pracowników. Są jednak bardziej kosztowne i wymagają odpowiedniego wdrożenia.
Nowoczesnym rozwiązaniem jest inwentaryzacja z użyciem systemów RFID. Technologia ta pozwala na automatyczne odczytywanie danych dzięki falom radiowym. Nadajniki RFID można umieścić na produktach lub półkach, co umożliwia błyskawiczne sprawdzenie stanu magazynowego. Choć instalacja takiego systemu wiąże się z większymi kosztami początkowymi, efektywność i precyzja tej metody są nieporównywalne z tradycyjnymi rozwiązaniami.
Dla firm, które preferują mobilność, świetnym rozwiązaniem są aplikacje mobilne. Umożliwiają one przeprowadzanie inwentaryzacji za pomocą ręcznych komputerów lub smartfonów. Dzięki aplikacjom mobilnym pracownicy mogą łatwo wprowadzać dane i synchronizować je z systemem WMS. To opcja szczególnie przydatna dla mniejszych magazynów lub firm, które chcą szybko zmodernizować swoje metody pracy.
Kroki w inwentaryzacji
- Spis z natury;
- Potwierdzenie stanów;
- Weryfikacja;
Spis z natury przeprowadza się przez specjalnie do tego celu powołaną komisję, która dokonuje inwentaryzacji wykorzystując arkusz spisu z natury. Arkusze te od momentu ich ponumerowania i opieczętowania są drukami ścisłego zarachowania. Zespoły spisowe ujmują poszczególne składniki objęte inwentaryzacją na arkuszach spisowych. Liczbę poszczególnych składników rzeczowych ustalana się przez przeliczenie, mierzenie, czy też ważenie. Stan produktów masowych ustala się szacunkowo.
Dostarczenie
Po zakończeniu spisu z natury następuje dostarczenie przez zespoły spisowe arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. A ten przekazuje je do działu księgowości. Następnie sprawdza się arkusze pod względem formalnym. Kolejny etap to rozliczenie inwentaryzacji, czyli porównanie danych wynikających z arkuszy spisowych z danymi ewidencji ;księgowej jest to porównanie jakościowe i ilościowe. Następnie przygotowywane są dokumenty księgowe w postaci zbiorczego zestawienia spisów z natury. Ostatni etap to porównanie sald kont służącego do ewidencji określanego składnika majątku ze stanem wynikającym z arkuszy spisowych, a także ewentualne ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.
Dokument inwentaryzacji zapisuje się ze statusem w trakcie realizacji, jeśli nie zostanie potwierdzone polecenie ZAMKNIJ. W trakcie realizacji oznaczony jest symbolem 1 w polu STAN w pierwszej kolumnie rejestru. Dokument w trakcie realizacji jest modyfikowany przez użycie polecenia EDYCJA. Menu INWENTARYZACJA wyświetla rejestr dokumentów inwentaryzacji zapisanych w programie.
W rejestrze aktywne są funkcje:
- dopisania dokumentu,
- edycji;
- podglądu,
- zamknięcia inwentaryzacji
- wydruku.
W rejestrze aktywna jest funkcja wyświetlenia innych dokumentów przyjęć, a także wydań. Uruchomienie w pasku zadań poleceń PRZYJĘCIA lub WYDANIA wyświetla skorowidz właściwych dokumentów. Po zaznaczeniu pozycji w skorowidzu zostaje wyświetla się rejestr dokumentów. Polecenie HOME umożliwia przejście do planszy startowej programu.
Inwentaryzacja w magazynie
Pierwsza kolumna rejestru – STAN – określa status dokumentu inwentaryzacji
- 1 – dokument w trakcie realizacji,
- 2 – dokument zamknięty.
W dokumencie inwentaryzacji należy zapisać datę – pole DATA. Domyślnie proponuje się datę bieżącą. Datę można zmienić przez zapisanie nowej daty bezpośrednio w polu, albo też wybór z kalendarza wyświetlanego przez przycisk listy rozwijanej. Po wprowadzeniu informacji ogólnych pozycje inwentaryzacji zapisywane są przez użycie polecenia UTWÓRZ.
Program automatycznie zapisuje pozycje zawierające kartoteki asortymentowe, których stan magazynowy jest większy od 0. Stan magazynowy na moment wygenerowania inwentury wyświetla się w polu ILOŚĆ WMS. W polu ILOŚĆ_MAGAZYNOWA zapisywana jest ilość wynikająca ze spisu z natury. W polu NR_ARKUSZA można zapisać numer arkusza spisowego. Brak zapisu w polu ILOŚĆ_MAGAZYNOWA traktuje się jak zapisanie ilości 0. Po zapisaniu ilości spisowych w pozycjach automatycznie oblicza i zapisuje się różnica inwentaryzacyjna – pole RÓŻNICA.
RÓŻNICE INWENTARYZACYJNE
Nadwyżka występuje wówczas, gdy stan faktyczny konkretnego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikającej z dokumentacji i ewidencji. Niedobór występuje wówczas, gdy ilość a tym samym wartość określonego rodzaju składnika majątku w magazynie jest mniejszy od ilości i wartości tego samego rodzaju składnika wynikające z dokumentacji i ewidencji.
Edycja – modyfikacja dokumentu inwentaryzacji jest możliwe do czasu zamknięcia arkusza spisu z natury. Po zamknięciu inwentaryzacji automatycznie dopisuje się dokumenty niedobór, a także nadwyżek, dla tych pozycji, które wykazywały różnice inwentaryzacyjne.
Dokumenty wyświetlają się odpowiednio w rejestrach: NIEDOBORY Z INWENTURY i NADWYŻKI Z INWENTURY.
Nadwyżki z inwentury Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów nadwyżek, a także niedoborów w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty nadwyżki zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku, jak również uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Różnice inwentaryzacyjne
Nadwyżka występuje wówczas, gdy stan faktyczny konkretnego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikającej z dokumentacji i ewidencji. Niedobór występuje wówczas, gdy ilość a tym samym wartość określonego rodzaju składnika majątku w magazynie jest mniejszy od ilości i wartości tego samego rodzaju składnika wynikające z dokumentacji i ewidencji.
Kody kreskowe i terminal radiowy
Operator poruszając się po magazynie odczytuje kody lokalizacji, kody z towarów oraz wprowadza ilość towarów w okreśłonej lokalizacji, czyli miejscu składowania. Po przesłaniu danych zebranych podczas inwentaryzacji do serwera bazy danych (MS SQL 2008 server) następuje porównanie tych danych ze stanem ewidencyjnym. Wdrożenie systemu kodów kreskowych umożliwia w magazynie ograniczenie kosztów poprzez przyspieszenie Operacji magazynowych, zwiększenie wiarygodności danych wprowadzanych do systemu komputerowego, jak również zmniejszenie ilości pomyłek.
Inwentaryzacja w magazynie. Nadwyżki z inwentury
Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów nadwyżek w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty nadwyżki zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. Dokumentów nie modyfikuje się. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku, a także uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Niedobory na inwenturze
Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów niedoborów w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty niedoborów, czyli braków zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku, a także uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Spis z natury
Spis z natury przeprowadza się przez specjalnie do tego celu powołaną komisję, która dokonuje inwentaryzacji wykorzystując arkusz spisu z natury. Arkusze te od momentu ich ponumerowania i opieczętowania są drukami ścisłego zarachowania. Zespoły spisowe ujmują poszczególne składniki objęte inwentaryzacją na arkuszach spisowych. Liczbę poszczególnych składników rzeczowych ustala się przez przeliczenie, mierzenie, czy też ważenie. Stan produktów masowych ustala się szacunkowo. Po zakończeniu spisu z natury następuje dostarczenie przez zespoły spisowe arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
