Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania ma wiele korzyści, w tym lepsze zarządzanie zapasami i redukcję strat w magazynie. Poprawia też jakość usług świadczonych klientom, ponieważ magazynierzy są w stanie upewnić się, że produkty są zgodne z zamówieniami i są dostępne w odpowiedniej ilości i w odpowiednim czasie.
Proces inwentaryzacji w magazynie wysokiego składowania jest niezbędnym elementem zarządzania magazynem.
Umożliwia zarządzanie zapasami i zapobieganie stratom oraz zapewnia, że produkty są dostępne dla klientów w odpowiedniej ilości i w odpowiednim czasie. Aby prawidłowo przeprowadzić proces inwentaryzacji, magazynierzy muszą wykorzystać odpowiednią technologię i sprawdzić stan wszystkich produktów w magazynie. Inwentaryzacja magazynu wysokiego składowania pomaga zapewnić, że zapasy zostaną zarządzane w sposób optymalny i zapobiega niekontrolowanym stratom.
W magazynie inwentaryzacja składników majątku i źródeł ich pochodzenia sporządzona na określony dzień pozwala ustalić różnice wynikające z prowadzenia rzeczywistego stanu środków ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej, a także rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za poszczególne składniki majątku. Inwentaryzacja w magazynie
Podstawowym celem inwentaryzacji jest weryfikacja wykazanego w księgach rachunkowych stanów aktywów i pasywów danej jednostki, ale służy ona także do:
- Rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych,
- Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gosp. majątkiem.
- Oceny przydatności określonych składników majątku.
Odpowiedzialność materialną pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających ze stosunku pracy egzekwuje się wówczas, gdy:
- Niewłaściwe działanie, albo też zaniechanie działania przez pracownika
- Wina pracownika
- Poniesienie szkody przez pracownika
- Wystąpienie związku przyczynowego między zawinionym zachowaniem pracownika a szkodą, która powstała.
Jeżeli szkoda została wyrządzona przez kilku pracowników to każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody proporcjonalnie do przyczynienia się do jej powstania, a także stopnia winy. Przy winie nieumyślnej pracownik odpowiada tylko za szkodę w granicach rzeczywistej straty pracodawcy nie ponosi zaś odpowiedzialności za utracone przez pracodawcę korzyści.
Inwentaryzacja w magazynie.
Metody przeprowadzania inwentaryzacji
Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania może być przeprowadzana na kilka sposobów, w zależności od wielkości magazynu, rodzaju przechowywanych produktów oraz dostępnych narzędzi i technologii. Oto kilka przykładowych metod:
- Inwentaryzacja ręczna: Jest to najprostszy sposób inwentaryzacji, polegający na ręcznym przeliczeniu ilości produktów na półkach lub w regałach. Może być przeprowadzana przez jedną osobę lub grupę pracowników, którzy będą sprawdzać każdy produkt osobno.
- Inwentaryzacja z użyciem skanerów kodów kreskowych: Można użyć skanerów, aby szybciej przeprowadzić inwentaryzację. W tym celu należy zeskanować kod kreskowy każdego produktu, a następnie porównać ilość produktów ze stanem magazynowym w systemie informatycznym.
- Inwentaryzacja z użyciem dronów lub robotów: W przypadku dużych magazynów można skorzystać z dronów lub robotów, aby szybciej przeprowadzić inwentaryzację. Drony mogą zostać wyposażone w kamery lub skanery, aby automatycznie zeskanować kody kreskowe produktów znajdujących się na półkach.
- Inwentaryzacja z użyciem systemów RFID: Systemy RFID (Radio Frequency Identification) to technologia umożliwiająca automatyczne odczytywanie informacji za pomocą fal radiowych. Można ją wykorzystać do inwentaryzacji, umieszczając nadajniki RFID na produktach lub półkach magazynowych. Odczytywanie informacji za pomocą czytnika RFID pozwala na szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji.
- Inwentaryzacja z użyciem aplikacji mobilnych: Aplikacje mobilne pozwalają na przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą ręcznych komputerów z system WMA Android.
Kroki w inwentaryzacji
- Spis z natury;
- Potwierdzenie stanów;
- Weryfikacja;
Spis z natury przeprowadza się przez specjalnie do tego celu powołaną komisję, która dokonuje inwentaryzacji wykorzystując arkusz spisu z natury. Arkusze te od momentu ich ponumerowania i opieczętowania są drukami ścisłego zarachowania. Zespoły spisowe ujmują poszczególne składniki objęte inwentaryzacją na arkuszach spisowych. Liczbę poszczególnych składników rzeczowych ustalana się przez przeliczenie, mierzenie, czy też ważenie. Stan produktów masowych ustala się szacunkowo.
Dostarczenie
Po zakończeniu spisu z natury następuje dostarczenie przez zespoły spisowe arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. A ten przekazuje je do działu księgowości. Następnie sprawdza się arkusze pod względem formalnym. Kolejny etap to rozliczenie inwentaryzacji, czyli porównanie danych wynikających z arkuszy spisowych z danymi ewidencji ;księgowej jest to porównanie jakościowe i ilościowe. Następnie przygotowywane są dokumenty księgowe w postaci zbiorczego zestawienia spisów z natury. Ostatni etap to porównanie sald kont służącego do ewidencji określanego składnika majątku ze stanem wynikającym z arkuszy spisowych, a także ewentualne ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.
Dokument inwentaryzacji zapisuje się ze statusem w trakcie realizacji, jeśli nie zostanie potwierdzone polecenie ZAMKNIJ. W trakcie realizacji oznaczony jest symbolem 1 w polu STAN w pierwszej kolumnie rejestru. Dokument w trakcie realizacji jest modyfikowany przez użycie polecenia EDYCJA. Menu INWENTARYZACJA wyświetla rejestr dokumentów inwentaryzacji zapisanych w programie.
W rejestrze aktywne są funkcje:
- dopisania dokumentu,
- edycji;
- podglądu,
- zamknięcia inwentaryzacji
- wydruku.
W rejestrze aktywna jest funkcja wyświetlenia innych dokumentów przyjęć, a także wydań. Uruchomienie w pasku zadań poleceń PRZYJĘCIA lub WYDANIA wyświetla skorowidz właściwych dokumentów. Po zaznaczeniu pozycji w skorowidzu zostaje wyświetla się rejestr dokumentów. Polecenie HOME umożliwia przejście do planszy startowej programu.
Inwentaryzacja w magazynie
Pierwsza kolumna rejestru – STAN – określa status dokumentu inwentaryzacji
- 1 – dokument w trakcie realizacji,
- 2 – dokument zamknięty.
W dokumencie inwentaryzacji należy zapisać datę – pole DATA. Domyślnie proponuje się datę bieżącą. Datę można zmienić przez zapisanie nowej daty bezpośrednio w polu, albo też wybór z kalendarza wyświetlanego przez przycisk listy rozwijanej. Po wprowadzeniu informacji ogólnych pozycje inwentaryzacji zapisywane są przez użycie polecenia UTWÓRZ.
Program automatycznie zapisuje pozycje zawierające kartoteki asortymentowe, których stan magazynowy jest większy od 0. Stan magazynowy na moment wygenerowania inwentury wyświetla się w polu ILOŚĆ WMS. W polu ILOŚĆ_MAGAZYNOWA zapisywana jest ilość wynikająca ze spisu z natury. W polu NR_ARKUSZA można zapisać numer arkusza spisowego. Brak zapisu w polu ILOŚĆ_MAGAZYNOWA traktuje się jak zapisanie ilości 0. Po zapisaniu ilości spisowych w pozycjach automatycznie oblicza i zapisuje się różnica inwentaryzacyjna – pole RÓŻNICA.
RÓŻNICE INWENTARYZACYJNE
Nadwyżka występuje wówczas, gdy stan faktyczny konkretnego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikającej z dokumentacji i ewidencji. Niedobór występuje wówczas, gdy ilość a tym samym wartość określonego rodzaju składnika majątku w magazynie jest mniejszy od ilości i wartości tego samego rodzaju składnika wynikające z dokumentacji i ewidencji.
Edycja – modyfikacja dokumentu inwentaryzacji jest możliwe do czasu zamknięcia arkusza spisu z natury. Po zamknięciu inwentaryzacji automatycznie dopisuje się dokumenty niedobór, a także nadwyżek, dla tych pozycji, które wykazywały różnice inwentaryzacyjne.
Dokumenty wyświetlają się odpowiednio w rejestrach: NIEDOBORY Z INWENTURY i NADWYŻKI Z INWENTURY.
Nadwyżki z inwentury Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów nadwyżek, a także niedoborów w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty nadwyżki zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku, jak również uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Różnice inwentaryzacyjne
Nadwyżka występuje wówczas, gdy stan faktyczny konkretnego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikającej z dokumentacji i ewidencji. Niedobór występuje wówczas, gdy ilość a tym samym wartość określonego rodzaju składnika majątku w magazynie jest mniejszy od ilości i wartości tego samego rodzaju składnika wynikające z dokumentacji i ewidencji.
Kody kreskowe i terminal radiowy
Operator poruszając się po magazynie odczytuje kody lokalizacji, kody z towarów oraz wprowadza ilość towarów w okreśłonej lokalizacji, czyli miejscu składowania. Po przesłaniu danych zebranych podczas inwentaryzacji do serwera bazy danych (MS SQL 2008 server) następuje porównanie tych danych ze stanem ewidencyjnym. Wdrożenie systemu kodów kreskowych umożliwia w magazynie ograniczenie kosztów poprzez przyspieszenie Operacji magazynowych, zwiększenie wiarygodności danych wprowadzanych do systemu komputerowego, jak również zmniejszenie ilości pomyłek.
Inwentaryzacja w magazynie. Nadwyżki z inwentury
Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów nadwyżek w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty nadwyżki zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. Dokumentów nie modyfikuje się. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku, a także uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Niedobory na inwenturze
Zatwierdzenie arkusza inwentaryzacyjnego powoduje utworzenie dokumentów niedoborów w magazynie. Pozycja menu wyświetla dokumenty niedoborów, czyli braków zapisane automatycznie przy zamknięciu inwentury. W rejestrze aktywne są funkcje podglądu, wydruku, a także uruchomienia pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.
Spis z natury
Spis z natury przeprowadza się przez specjalnie do tego celu powołaną komisję, która dokonuje inwentaryzacji wykorzystując arkusz spisu z natury. Arkusze te od momentu ich ponumerowania i opieczętowania są drukami ścisłego zarachowania. Zespoły spisowe ujmują poszczególne składniki objęte inwentaryzacją na arkuszach spisowych. Liczbę poszczególnych składników rzeczowych ustala się przez przeliczenie, mierzenie, czy też ważenie. Stan produktów masowych ustala się szacunkowo. Po zakończeniu spisu z natury następuje dostarczenie przez zespoły spisowe arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
