Dokumenty magazynowe to prawdziwi bohaterowie w świecie logistyki. Bez nich magazyny pogrążyłyby się w totalnym chaosie, a pracownicy biegaliby jak kurczaki bez głowy, szukając zagubionych towarów. Te papierowe (lub cyfrowe) skarby są niczym GPS dla produktów, pokazując im drogę od wejścia do wyjścia z magazynu. Dzięki nim każdy przedmiot ma swoje miejsce, a magazynierzy nie muszą posiadać nadludzkich zdolności zapamiętywania, gdzie co leży.
Jak dokumenty magazynowe ratują nas przed chaosem?
Wyobraźmy sobie magazyn bez dokumentacji jako wielki labirynt pełen niespodzianek. Byłoby to jak gra w ciuciubabkę z towarem, gdzie każde znalezienie produktu graniczyłoby z cudem. Na szczęście dokumenty magazynowe przychodzą na ratunek, wprowadzając porządek niczym surowa gosposia w zaniedbanym domu. Rejestrują one każdy ruch towaru, od momentu gdy nieśmiało przekracza próg magazynu, aż po chwilę, gdy odważnie wyrusza w świat do klienta.
Kody kreskowe SSCC i GTIN to niczym tajne hasła w świecie magazynowym. Dzięki nim towary mogą się komunikować z systemem, mówiąc „Hej, jestem tutaj!” lub „Ups, właśnie mnie ktoś zabrał!”. To trochę jak śledzenie paczki kurierskiej, tylko że w obrębie magazynu. Dzięki temu pracownicy mogą z łatwością zlokalizować każdy produkt, jakby mieli magiczną mapę skarbów. A wszystko to dzięki małym, niepozornym paskom na etykietach.
Efektywne zarządzanie magazynem z wykorzystaniem dokumentów to jak prowadzenie dobrze naoliwionej maszyny. Każdy trybik wie, co ma robić, a cały mechanizm działa płynnie. Dokumenty magazynowe są niczym dyrygent w orkiestrze, nadając rytm i harmonię całemu procesowi. Dzięki nim towary tańczą w magazynie jak w dobrze zorganizowanym balecie, a nie chaotycznym disco. To właśnie te niepozorne kawałki papieru lub bity informacji sprawiają, że magazyn to nie tylko miejsce przechowywania, ale prawdziwe centrum logistycznej doskonałości.
Wystawianie dokumentacji magazynowej pozwala na kontrolowanie ruchu towarowego w magazynie, monitorowanie poziomu dostępności produktów i aktywne śledzenie zapasów. Pozwala to na bieżące aktualizowanie stanów magazynowych. Wystawienie dokumentów magazynowych stanowi ważny element procesu magazynowego, a odpowiednie użycie dokumentów magazynowych może znacznie zmniejszyć zarządzanie zapasami.
Arkusze i dokumenty magazynowe
Rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występują specjalne dokumenty magazynowe zmiany lokalizacji. Związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego (adresu) na inne.
Aby wystawiać dokumentację magazynową skutecznie, należy wiedzieć, jakie rodzaje dokumentów można wystawić. W jakim celu są one wykorzystywane i jak je zarządzać. Najczęściej wystawiane dokumenty magazynowe obejmują: dokumenty przyjęcia, karty wydań, karty wyrobów i akta magazynowe. Przyjmowanie dokumentów magazynowych jest niezbędne do rejestrowania ilości towarów wydawanych z magazynu, zapisywania zwrotów i regulacji bilansu magazynowego.
Dokumenty magazynowe – rodzaje
PZ – Dokumenty przyjęcia do magazynu
PZ to dokumenty przyjęcia do magazynu związane z dostawami z zewnątrz, czyli przyjęcia od kontrahentów. Służą one do potwierdzenia otrzymania towarów, które trafiają do magazynu. Dokumenty PZ zawierają szczegóły dotyczące dostawy, takie jak ilość, rodzaj towaru oraz dane kontrahenta.
WZ – Dokumenty wydania z magazynu
WZ to dokumenty wydania z magazynu na zewnątrz, związane z wydaniem kontrahentowi. Służą one do potwierdzenia, że towar opuścił magazyn i został przekazany zewnętrznemu odbiorcy. Dokumenty WZ zawierają informacje o dacie wydania, ilości towaru oraz danych kontrahenta, do którego towar został wysłany.
PW – Dokumenty przyjęcia wewnętrznego do magazynu wysokiego składowania
PW to dokumenty przyjęcia wewnętrznego do magazynu wysokiego składowania, związane z dostawami z innego magazynu firmy. Brak określonego kontrahenta, ponieważ transakcja dotyczy tylko przepływu towaru pomiędzy magazynami firmy. Dokumenty PW umożliwiają kontrolę nad transferem towarów w ramach jednej organizacji.
RW – Dokumenty wydania wewnętrznego
RW to dokumenty wydania wewnętrznego (rozchód wewnętrzny z magazynu wysokiego składowania), związane z dostawami do innego magazynu firmy. Służą one do potwierdzenia przeniesienia towaru pomiędzy magazynami w obrębie tej samej organizacji. Dokumenty RW są używane do monitorowania przepływu towarów wewnątrz firmy.
ZM – Dokumenty zmiany lokalizacji
ZM to dokumenty zmiany lokalizacji, które są dokumentami wewnętrznymi firmy w ramach magazynu wysokiego składowania. Związane są z przeniesieniem towarów z jednego miejsca adresowego, czyli paletowego, na inne miejsce adresowe w obrębie tego samego magazynu. Dokumenty ZM pozwalają na kontrolowanie i śledzenie ruchów towarów w obrębie magazynu.
Komisjonowanie – order picking
Przepakowanie towarów rejestruje się przez dokumenty: Rw – rozładunek palet, czyli wydanie do przepakowania, a także Pw – załadunek towaru na inne palety (przyjęcie z przepakowania). Wydanie do przepakowania rejestrowane jest przez dokument wydania wewnętrznego Rw oznaczony statusem „P”. Wydanie palet z magazynu odbywa się na takich samych zasadach jak przy dokumencie Wz. W nagłówku dokumentu wybierany się kontrahenta, w pozycjach wyświetla się lista towarów wybranego kontrahenta. Przy operacji nie rejestruje się pory wyładunku – przepakowanie nie ujmuje się w zestawieniach kosztów. Przyjęcie po przepakowaniu rejestrowane jest za pomocą dokumentu przyjęcia wewnętrznego Pw oznaczonego statusem „P”. W nagłówku dokumentu wybiera się kontrahenta, a w pozycjach dokumentu wyświetlana jest lista towarów kontrahenta. Przyjęcia z przepakowania nie ujmuje się w zestawieniach kosztów.
Przy przepakowaniu towaru na mniejsze palety wymagane się zastosowania odpowiedniego współczynnika kosztów magazynowania. Koszty magazynowania definiowane w kartotece cennikowej dla kontrahenta umożliwiają zdefiniowane jednej stawki kosztów dla magazynowania. W przypadku, gdy palet nie można obciążać pełną stawką za magazynowanie należy wprowadzić odpowiedni współczynnik kosztów. Wartość zapisywana jest w skorowidzu palet dla wybranej pozycji. W obliczeniach kosztów magazynowania stawkę za magazynowanie palet ze współczynnikiem oblicza się jako iloczyn stawki podstawowej, jak również współczynnika.
Dokumenty magazynowe – paletowe
Karta wydań jest dokumentem magazynowym, który określa, co i w jakiej ilości wyszło z magazynu oraz pozwala określić, co i w jakiej ilości wchodzi do magazynu. Marża magazynowa jest dokumentem magazynowym, który służy do śledzenia stanów magazynowych, zapisywania zwrotów i określania kosztów zakupu i sprzedaży towarów magazynowych. Akty magazynowe służą do rejestrowania zapasów i śledzenia ruchu towarowego na magazynie.
Arkusze magazynowe H2 można powiązać, a także generować. Dodatkowo dokumenty związane z obrotem paletami i procesem paletyzacji, tworzeniem palet MIX, rozliczaniem palet z kontrahentami.
