W każdym magazynie istnieje potrzeba skutecznego dokumentowania towarów i ich lokalizacji. Dokumenty magazynowe stanowią kluczowy element efektywnego zarządzania magazynem. Bez względu na rodzaj działalności, czy to sklep internetowy, czy duży magazyn, właściwa dokumentacja jest nieodzowna. Dokumenty magazynowe służą do rejestrowania wszystkich operacji związanych z towarem w magazynie. Szczególnie istotne są przyjęcia i wydania, które są ewidencjonowane za pomocą tych dokumentów. Rejestracja ruchu towarów w magazynie obejmuje także korzystanie z kodów kreskowych, takich jak SSCC i GTIN. Dzięki temu możliwe jest dokładne śledzenie stanów magazynowych i zapewnienie sprawnego obiegu towarów. Dokumenty magazynowe stanowią nieodłączną część efektywnego zarządzania magazynem, pomagając w utrzymaniu porządku i kontrolowaniu dostępności towarów.
Wystawianie dokumentacji magazynowej pozwala na kontrolowanie ruchu towarowego w magazynie, monitorowanie poziomu dostępności produktów i aktywne śledzenie zapasów. Pozwala to na bieżące aktualizowanie stanów magazynowych. Wystawienie dokumentów magazynowych stanowi ważny element procesu magazynowego, a odpowiednie użycie dokumentów magazynowych może znacznie zmniejszyć zarządzanie zapasami.
Arkusze i dokumenty magazynowe
Rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą, czyli dokumenty zewnętrzne oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występują specjalne dokumenty magazynowe zmiany lokalizacji. Związany z przemieszczaniem towaru wewnątrz magazynu – przeniesienie z jednego miejsca paletowego (adresu) na inne.
Aby wystawiać dokumentację magazynową skutecznie, należy wiedzieć, jakie rodzaje dokumentów można wystawić. W jakim celu są one wykorzystywane i jak je zarządzać. Najczęściej wystawiane dokumenty magazynowe obejmują: dokumenty przyjęcia, karty wydań, karty wyrobów i akta magazynowe. Przyjmowanie dokumentów magazynowych jest niezbędne do rejestrowania ilości towarów wydawanych z magazynu, zapisywania zwrotów i regulacji bilansu magazynowego.
Dokumenty magazynowe – rodzaje
- Pz – dokumenty przyjęcia do magazynu związane z dostawami z zewnątrz, czyli przyjęcia od kontrahentów.
- Wz – Dokumenty wydania z magazynu na zewnątrz związane z wydaniem kontrahentowi.
- Pw -Dokumenty przyjęcia wewnętrznego do magazynu wysokiego składowania, związany z dostawami z innego magazynu firmy. Brak określonego kontrahenta.
- Rw – Dokumenty wydania wewnętrznego (Rozchód wewnętrzny z magazynu wysokiego składowania), związany z dostawami do innego magazynu firmy.
- Zm – Dokumenty zmiany lokalizacji (dokument wewnętrzny firmy w ramach magazynu wysokiego składowania). Związany z przeniesieniem towarów z jednego miejsca adresowego, czyli paletowego na inne miejsce adresowe.
Komisjonowanie – order picking
Przepakowanie towarów rejestruje się przez dokumenty: Rw – rozładunek palet, czyli wydanie do przepakowania, a także Pw – załadunek towaru na inne palety (przyjęcie z przepakowania). Wydanie do przepakowania rejestrowane jest przez dokument wydania wewnętrznego Rw oznaczony statusem „P”. Wydanie palet z magazynu odbywa się na takich samych zasadach jak przy dokumencie Wz. W nagłówku dokumentu wybierany się kontrahenta, w pozycjach wyświetla się lista towarów wybranego kontrahenta. Przy operacji nie rejestruje się pory wyładunku – przepakowanie nie ujmuje się w zestawieniach kosztów. Przyjęcie po przepakowaniu rejestrowane jest za pomocą dokumentu przyjęcia wewnętrznego Pw oznaczonego statusem „P”. W nagłówku dokumentu wybiera się kontrahenta, a w pozycjach dokumentu wyświetlana jest lista towarów kontrahenta. Przyjęcia z przepakowania nie ujmuje się w zestawieniach kosztów.
Przy przepakowaniu towaru na mniejsze palety wymagane się zastosowania odpowiedniego współczynnika kosztów magazynowania. Koszty magazynowania definiowane w kartotece cennikowej dla kontrahenta umożliwiają zdefiniowane jednej stawki kosztów dla magazynowania. W przypadku, gdy palet nie można obciążać pełną stawką za magazynowanie należy wprowadzić odpowiedni współczynnik kosztów. Wartość zapisywana jest w skorowidzu palet dla wybranej pozycji. W obliczeniach kosztów magazynowania stawkę za magazynowanie palet ze współczynnikiem oblicza się jako iloczyn stawki podstawowej, jak również współczynnika.
Dokumenty magazynowe – paletowe
Karta wydań jest dokumentem magazynowym, który określa, co i w jakiej ilości wyszło z magazynu oraz pozwala określić, co i w jakiej ilości wchodzi do magazynu. Marża magazynowa jest dokumentem magazynowym, który służy do śledzenia stanów magazynowych, zapisywania zwrotów i określania kosztów zakupu i sprzedaży towarów magazynowych. Akty magazynowe służą do rejestrowania zapasów i śledzenia ruchu towarowego na magazynie.
Arkusze magazynowe H2 można powiązać, a także generować. Dodatkowo dokumenty związane z obrotem paletami i procesem paletyzacji, tworzeniem palet MIX, rozliczaniem palet z kontrahentami.
