Archiwizacja dokumentów

Z SoftwarePedia
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Spis treści

Archiwizacja dokumentów

Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej.

Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Ewidencja dokumentów w systemie archiwizacji
Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.
Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie.

Program-dokumenty-archiwizacja-menu.png


Wyszukiwanie możliwe jest według wielu kryteriów:

  • Tytuł dokumentu lub jego fragment umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg znaków.
  • Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis wskazany ciąg znaków.
  • Data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego okresu. Zakres szukania dokumentów:
    • Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
    • Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
    • Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
    • Wyłącznie usunięte

Funkcja filtrowania dokumentów

Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum. Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:

  • Tytuł dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
  • Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
    - Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
    - data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
  • Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone)
  • domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w sieci lokalnej jak i zzdalnie przez inetrnet. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.



Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów

Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej.



Oprogramowanie do archiwizacji dokumentów

Program-dokumenty-archiwizacja-nowy.png



Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie. Wyszukiwanie możliwe jest według wielu kryteriów:

  • Tytuł dokumentu lub jego fragment umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg znaków.
  • Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis wskazany ciąg znaków.
  • Data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego okresu.

Zakres szukania dokumentów:

  • Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
  • Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
  • Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
  • Wyłącznie usunięte

Funkcja filtrowania dokumentów Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum. Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:

  • Tytuł dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
  • Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
  • Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
  • Data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
  • Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone) - domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w sieci lokalnej jak i zzdalnie przez internet. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.



Oprogramowanie Archiwizacja Dokumentów

Softwarestudio-450.png

Usługi Informatyczne Poznań Firma informatyczna Poznań



Osobiste
Przestrzenie nazw

Warianty
Działania
Nawigacja
Narzędzia
Drukuj lub eksportuj